Ab 2026 sind deutsche Unternehmen mit zehn oder mehr Mitarbeitern gesetzlich dazu verpflichtet, digitale Zeiterfassungssysteme zu nutzen, und zwar auch bei Firmenfeiern, Grillfesten und Weihnachtsfeiern, sofern diese Veranstaltungen als Arbeitszeit gelten.
Die Anforderung folgt einem Urteil des Europäischen Gerichtshofs aus dem Jahr 2019 und einer Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts (BAG) aus dem Jahr 2022, in denen festgelegt wurde, dass Arbeitgeber alle Arbeitsstunden aufzeichnen müssen. Vom Unternehmen organisierte gesellschaftliche Veranstaltungen bilden hier keine Ausnahme. Jede bei solchen Besprechungen falsch erfasste Zeit kann Mitarbeiter und Unternehmen dem Vorwurf des Zeitbetrugs aussetzen, der von schriftlichen Abmahnungen bis hin zur Kündigung reicht.
Freiwillige versus Pflichtteilnahme
Ob eine Party als Arbeit oder als Freizeit gilt, hängt von zwei Faktoren ab: Zeitpunkt und Freiwilligkeit. Veranstaltungen, die während der Normalarbeitszeit stattfinden, gelten als bezahlte Arbeitszeit. Aber bei Abendausflügen oder Wochenendausflügen kommt es darauf an: Bei rein freiwilliger Teilnahme zählen die Stunden als Freizeit.
Arbeitnehmer sind grundsätzlich nicht verpflichtet, an gesellschaftlichen Veranstaltungen am Arbeitsplatz teilzunehmen. Die Ausnahme liegt vor, wenn der Arbeitgeber die Teilnahme ausdrücklich vorschreibt. In diesem Fall wird die investierte Zeit zur Arbeit und muss vergütet werden.
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Wenn die Unfallversicherung greift
Die gesetzliche Unfallversicherung deckt Verletzungen bei Firmenfeiern nur unter bestimmten Voraussetzungen ab. Die Veranstaltung muss auf die Stärkung des Teamzusammenhalts abzielen, für alle Mitarbeiter des Unternehmens oder einer Abteilung offen sein und von der Geschäftsführung offiziell zum Betriebsfeiertag erklärt werden. Private Treffen zwischen Kollegen ohne Beteiligung des Managements sind nicht abgedeckt. Verletzungen, die während einer ordnungsgemäß bezeichneten Geschäftsveranstaltung entstehen, werden als Arbeitsunfälle behandelt.
Steuererleichterungen für Arbeitgeber
Für bis zu zwei Firmenveranstaltungen pro Jahr gilt ein steuerfreier Bonus von 110 € pro Teilnehmer. Dieses Limit deckt alle Kosten ab: Essen, Veranstaltungsortmiete, Unterhaltung. Übersteigen die Pro-Kopf-Kosten 110 Euro, wird der Überschuss steuerpflichtig. Mit der Regelung soll sichergestellt werden, dass gelegentliche Feierlichkeiten am Arbeitsplatz steuerbegünstigt bleiben, solange das Budget für sie angemessen ist.
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